W poprzednim wpisie opisywałem jak w WAPRO Mag oraz WAPRO e-Poczta wygenerować zaproszenie w formacie ICS na spotkanie i przesłać je mailem aby odebrać np. w kalendarzu MS Outlook.

Dzisiaj opiszę odwrotny proces czyli tworzenie zadania CRM na podstawie otrzymanego zaproszenia i odczytanego w WAPRO e-Poczta.

Co potrzebujemy?

Oczywiście skonfigurowanego modułu wspólnego WAPRO e-Poczta (CRM | e-Poczta).

Dodawanie zadania

Jeśli otrzymaliśmy zaproszenie na spotkanie w formie email i odebraliśmy je w WAPRO e-Poczta system wyświetli je analogicznie na liście jak zwykłą wiadomość (tak jak w MS Outlook). Użytkownik po kliknięciu w daną wiadomość zobaczy po prawej stronie opcje Utwórz zadanie w CRM.

Po wybraniu tej opcji system spróbuje odnaleźć kontrahenta na podstawie adresu nadawcy wiadomości – jeśli taki zostanie odnaleziony to utworzone zadanie zostanie od razu skojarzone z tym kontrahentem.

Po wybraniu opcji Utwórz zadanie w CRM – pojawi się stosowny monit o statusie operacji.

Jeśli w wiadomości jest kilka plików ICS zawierające różne terminy na spotkania system może utworzyć kolejne zadania w pętli.

Jeśli z danego zaproszenia utworzono już zadanie w CRM system wyświetli stosowny komunikat i zapyta czy na pewno chcemy ponownie utworzyć zadanie.

Efekt wykonanej operacji można obejrzeć w module CRM w WAPRO Mag (CRM | Lista zadań).

Użytkownik może skorzystać z mechanizmów powiadomień i przypomnień, może także przypisać kolejnego pracownika do tego zadania.

Anulowanie spotkania

Organizator spotkania może zawsze anulować spotkanie, jeśli wykona to za pomocą funkcji Anuluj spotkanie i wyśle stosowne powiadomienie o anulowaniu, WAPRO e-Poczta zinterpretuje je i pozwoli anulować także zadanie w WAPRO Mag.

Po potwierdzeniu operacji zadanie CRM w WAPRO Mag otrzyma status a = anulowane.