0
W dniu 18.02.2025 r. opublikowana została dla użytkowników nowa usługa Wapro eBiuro w ramach platformy Wapro Anywhere czyli systemów dostępnych jako aplikacje internetowe.
Nowa platforma umożliwia Ci efektywne komunikowanie biura rachunkowego z klientami w procesie zarządzania księgowaniem przez biuro rachunkowe.
Aplikacja umożliwia pracę w dwóch kontekstach:
- Kontekst biura – tu pracownicy mogą zarządzać klientami biura i ich dokumentami
- Kontekst klienta – tu użytkownicy klienta biura widzą dokumenty i dane publikowane przez biuro
Obsługa dokumentów
Aplikacja Wapro eBiuro wymienia dane w procesie integracji z desktopowymi systemami Wapro FK jak Wapro Fakir oraz Wapro Kaper.
Dokumenty wprowadzane do systemu desktopowego przez Biuro rachunkowe lub pobrane z Krajowego Systemu E-Faktur (KSeF) mogą zostać skierowane do klienta celem opisania dokumentu i wskazanie jego odpowiedniego klasyfikacji.
Opisany dokument w portalu eBiuro będzie ponownie pobrany do systemu Wapro ERP i może być dalej zaksięgowany.
Skrzynka nadawcza i odbiorcza
Kolejną bardzo istotną funkcjonalnością ebiuro to uporządkowanie procesu przekazywania dokumentów do biura rachunkowego. Dokumenty do usługi mogą być przekazywane na dwa sposoby:
- Pobieranie automatyczne z Krajowego Systemu e-Faktur za pośrednictwem usługi Businesslink
- Ręcznie wprowadzane przez klientów w formie plików elektronicznych
Zarówno użytkownik jak i klient może załączać do dokumentów załączniki w formie PDF lub plików graficznych.
Dzięki temu możesz skończyć z odbieraniem od klientów dokumentów różnymi metodami papier, email, zip i zcentralizować sposób przekazywania przez skrzynkę podawczą.
Dokumenty zostaną automatycznie pobranie do bufora systemu księgowego Wapro ERP. Jeśli będziesz mieć wątpliwości co do typu dokumentu możesz skierować dokument z komentarzem do opisu przez klienta. Po podjęciu działania przez klienta otrzymasz stosowną informację z portalu.
Powiadomienia
Zarówno użytkownicy jak i pracownicy biura będą odpowiednio notyfikowani o podjętych działaniach lub oczekiwaniu na podjęcie działania w portalu. Na przykład jeśli biuro skieruje dokument do opisania przez klienta otrzyma on stosowne powiadomienie email o tym fakcie. Analogicznie pracownicy biura będą informowani i akcjach wykonanych przez klientów.
Efektywność pracy
Dane prezentowane są na tablicach kanban lub w wygodnych dashboardach, które umożliwiają szybkie analizowanie danych i podejmowanie szybkich akcji na dokumentach. To wszystko pozwala skracać czas potrzebny na skuteczne księgowanie dokumentów klientów.
Dlaczego to ważne?
Prowadząc biuro rachunkowe powinieneś/aś zastanowić się w jaki sposób będziesz prowadzić księgowość klientom po wprowadzeniu KSeF dla wszystkich klientów. Dokumenty nie będą docierały do Twojego biura w formie papierowej. Pojawią się one automatycznie w systemie po wprowadzeniu tokenu z odpowiednimi uprawnieniami od poszczególnych klientów. To spowoduje chaos w systemie ponieważ nie będzie zawsze wiadomo co dana faktura oznacza.
Przykład?
Prowadzisz księgowość firmy IT – z KSeF otrzymasz fakturę na dwa laptopy – czy od razu wiesz czy te laptopy stanowią koszt firmy i zostały zakupione jako środki trwałe do wykorzystania w firmie?
A może klient kupił te laptopy pod jednorazową sprzedaż dla sąsiada, z którym dogadał się o zakup sprzętu dla dziecka do szkoły?
Obecnie zapewne na otrzymanej papierowej wersji faktury masz adnotację ale przy KSeF dostaniesz ten dokument praktycznie zaraz po wystawieniu przez sprzedawcę laptopów i nie będzie wiadomo co z tym zrobić.
Za pomocą Wapro eBiuro skierujesz taki dokument do klienta z pytaniem jaki jest cel zakupu tego sprzętu. Wszystko odbędzie się bez zbędnych telefonów i asynchronicznie dzięki czemu Twoja praca nie zostanie zablokowana a klient odpowie Ci w dogodnym dla niego momencie. Dodatkowo zostaje pełna historia takich decyzji podejmowanych przez klienta, więc masz pełną rozliczalność tego procesu – pomyłki nie będą już takie proste do wytłumaczenia jako „zapomniałem ale bo nie nikt nie pytał”.
Publikowanie informacji o zaliczkach
Na koniec warto wspomnieć o tym, że usługa Wapro eBiuro umożliwia także wprowadzanie kwot i dat zobowiązań na zaliczki, które może odczytać klient na swoim koncie.
Dzięki temu będzie miał na bieżąco w jednym miejscu pełną informację księgową z Twojego biura.
Zachęcam Cię do zapoznania się z wersją demonstracyjną, w której samodzielnie sprawdzisz funkcje aplikacji internetowej Wapro eBiuro i przekonasz się jak wprowadzić swoją księgowość na wyższy poziom transformacji cyfrowej. Zapoznaj się z wersją demonstracyjną.
