W programie magazynowym WAPRO Mag można uzyskać na listach różne kolory dokumentów, które wynikają z ich stanu. Podstawowy stan dokumentu oznaczony jest kolorem czarnym.

Dokumenty zablokowane (np. po wydruku lub ręcznie) oznaczone są na brązowo a z kolei dokumenty zaksięgowane (wyeksportowane do systemu FK) oznaczone są kolorem niebieskim.

Obydwa stany pozwalają zachować porządek w bazie i uniknąć nieplanowanych modyfikacji dokumentu.

Dla obydwu typów akcji są przewidziane odpowiednie uprawnienia i za ich pomocą można ograniczyć użytkownikowi taką edycję.

Zasadniczo nie ma tu wielkiej filozofii ale różnicą jest kwestia edycji dokumentów zaksięgowanych powiązanych z rozrachunkami. Np. mamy WZ, które jest skojarzone z Fakturą, która jest zaksięgowana.

W tym przypadku pomimo uprawnienia na edycję użytkownik nie będzie mógł wykonać takiej edycji do momentu aż nie wycofa dokumentu Faktury z systemu FK. Związane jest to z dużą ilością powiązanych dokumentów.