W wersji 8.30.0 programu magazynowo sprzedażowego WAPRO Mag pojawił się moduł ofertowania. Do tej pory jedyna możliwość wystawienia oferty to było utworzenie zamówienia oraz wydrukowanie z niego raportu nazwanego Oferta imienna. Użytkownicy zgłaszali zapotrzebowanie, że chcieliby oddzielną numerację, przejście pomiędzy różnymi wersjami ofert itp. Wychodząc na przeciw ich oczekiwaniom pojawiła się nowa funkcjonalność, która umożliwia w niektórych firmach wprowadzenie kroku początkowego przed zamówieniem czyli właśnie złożenie oferty.

Oferty
Oferty to rodzaj dokumentu, który pozwala przedstawić użytkownikowi ofertę handlową oraz negocjować ją w różnych wersjach. Następnie system pozwala zrealizować dokument oferty na zamówienie w modelu jedna ofert na jedno zamówienie lub wiele ofert na zamówienie.

Kolejność realizowanych dokumentów to:

Oferta > Zamówienie > Dokument magazynowy | dokument handlowy

Proces tworzenia oferty jest tożsamy ze wszystkimi innymi dokumentami i sprowadza się do uzupełnienia danych nagłówkowych a następnie do wprowadzenia listy pozycji asortymentowych z ilością oraz cenami.

Moduł ofertowania dostępny jest w menu CRM w wariancie Prestiż i Prestiż Plus.

Główne okno

Główne okno ofert jest podzielone na 4 części podobnie do pozostałych okien dokumentów. Na górze znajduje się pasek wyszukiwania i filtrów, po lewej stronie znajduje się drzewo statusów ofert, po prawej lista dokumentów a na dole pasek z operacjami dokumentów.

Standardowo system zawiera szereg statusów predefiniowanych ale użytkownik może je rozbudować o własne statusy dzięki czemu będzie w stanie w bardziej elastyczny nimi zarządzać.

Formularz dodawania nowej oferty umożliwia określenie numeru (szablon numeracji może być zmieniony w definicji numeracji systemu), algorytmu, cen, kontrahenta oraz dat oferty. Numer wersji oferty nadaje się automatycznie a proces dodawania nowej wersji oferty uproszczony został do jednej operacji dostępnej pod prawym przyciskiem myszy.

Nad listą pozycji znajdują się zakładki:

1. Pozycje oferty – pozwala wprowadzać i zarządzać pozycjami dokumentu

2. Informacje nagłówkowe – pozwala określić typ dokumentu, po całkowitej realizacji na dokument handlowy, pracownika oraz dodatkowe informacje związane z formą i terminem płatności

3. Status oferty – pozwala określić status oraz komentarz do statusu oferty

4. Uwagi – pozwalają wprowadzić uwagi do dokumentu

Dodatkowo oferty mają dostępne pola dodatkowe, które umożliwiają rejestrowanie dodatkowych informacji o ofertach.

Lista szczegółów

Lista szczegółów prezentuje pozycje oferty oraz listę realizacji danej oferty na dokumenty magazynowe/handlowe. Ważne jest zrozumienie, że oferta może być wielokrotnie realizowana co w konsekwencji spowoduje większą wartość w kolumnie przeniesiono niż w zrealizowano (jeśli utworzone zamówienie z oferty nie zostanie zrealizowane na dokument magazynowy/handlowy).

Wersjonowanie Ofert

Oferty jako jedyny typ dokumentu pozwalają utworzyć wiele ponumerowanych wersji tego samego dokumentu. Poszczególne wersje mogą się od siebie różnić ale dzieki zachowaniu numeracji system umożliwia szybkie wyświetlenie wszystkich wersji danej oferty.

Aby utworzyć kolejną wersję tej samej oferty należy wybrać na danym dokumencie prawy przycisk myszy i uruchomić opcję Nowa wersja (Ctrl+ Ins) – system wyświetli nowe okno oferty z danymi z poprzedniej wersji ale z nowym numerem oferty i nowym numerem wersji.

Numer wersji zawarty jest także domyślnie w szablonie numeracji ofert na samym końcu.

Aby wyświetlić wszystkie wersje tego samego dokumentu należy w belce filtrów nad główną listą wybrać filtr „Wszystkie wersje oferty”.