Często spotykanym zagadnieniem z jakim mierzą się użytkownicy to sposób numeracji dokumentów w WAPRO Mag.

Program posiada wiele możliwości z zakresu numeracji dokumentów, aczkolwiek co jakiś czas użytkownicy pytają o coraz to bardziej egzotyczne formy numerowania dokumentów 🙂

Do najważniejszego podziału jaki można wykonać w ramach numeracji należy zaliczyć:

1. Numeracja ręczna lub automatyczna per dany typ dokumentu
2. Numeracja uzależniona od konkretnego typu dokumentu
3. Numeracja wspólna lub niezależna dla każdego magazynu
4. Numeracja ciągła lub zerowana w okresach np. co miesiąc

Postaram się opisać po trochu każdy aspekt wyżej poruszony.

Moduł konfiguracji dokumentów znajduje się w menu Administrator | Numeracja dokumentów pozwala on na definicję różnych ustawień numeracji.

Po wybraniu ogólnego poziomu np. gałęzi Dokumenty magazynowe można ustawić globalne ustawienie dla wszystkich typów dokumentów magazynowych. Tu ustawienie jest najprostsze ponieważ pozwala tylko zdefiniować czy numeracja będzie automatyczna czy ręczna oraz czy numeracja jest zależna czy nie zależna.

Co to oznacza?

• Numeracja automatyczna – określa czy system nadaje numery automatycznie zgodnie z licznikiem kolejnego numeru
• Numeracja ręczna – określa czy to użytkownik musi wprowadzać kolejny numer dokumentu
• Numeracja zależna – numeracja zależna określa nam czy system będzie uzależniał numer dokumentu od magazynu czy kasy np. dla 2 magazynów każdy może mieć swoją numerację (zależy ona od magazynu w której wystawiono dokument) dla przykładu w firmie mogą powstać dwa dokumenty np. WZ/0001/2017
• Numeracja niezależna – numeracja niezależna określa, że niezależnie od tego w jakim magazynie wystawiamy dokument system pobiera kolejny numer z puli czyli dokument WZ/0001/2017 powstanie tylko jeden w firmie w danym okresie

Uwagi wstępne

1. System nie uzupełnia dziur w numeracji dla skasowanych dokumentów – jeśli użytkownik skasował ostatni dokument system cofnie numerację ale jeśli skasował dokument ze środka i chce uzupełnić lukę w numeracji musi przestawić konfigurację na ręczną i uzupełnić numer samodzielnie
2. Dla dokumentów handlowych zakupu domyślnie numeracja jest ręczna ponieważ najczęstszym scenariuszem jest wprowadzenie jako numer FV zakupu numeru z FV sprzedaży naszego kontrahenta

Numeracja poszczególnych typów dokumentów

Jeśli użytkownik rozwinie dany poziom np. Dokumenty magazynowe, będzie mógł określić numerację dla poszczególnych typów np. PZ/WZ/RW itp.

System posiada domyślnie zdefiniowane formaty numeracji składające się z sygnatury dokumentu/znaku autonumeracji/symbolu roku. Domyślnie numeracja dotyczy wszystkich magazynów czyli ustawiona numeracja będzie identyczna dla wszystkich magazynów w firmie. Można to zmienić poprzez wykorzystanie opcji Nowe ustawienia dla magazynu kasy gdzie użytkownik podaje konkretnie dla jakiego magazynu lub kasy (dla dokumentów finansowych) jak ma wyglądać.

Wybierając opcję Ustawienia numeracji na danym typie dokumentu pojawi się okno konfiguracji.

Użytkownik może zdecydować podobnie jak na wyższym poziomie o automatycznej|ręcznej numeracji czy zależnej|niezależnej. Określenie Domyślna powoduje pobranie tego ustawienia z poziomu wyżej czyli w powyższym przykładzie z gałęzi Dokumenty magazynowe.

Dalej określamy czy numeracja jest ciągła (nigdy automatycznie się nie zeruje) czy zerowanie numeru następuje w cyklu rocznym|miesięcznym|dziennym.

Format numeracji to nic innego jak maska numeracji gdzie występować mogą części stałe i części zmienne np. WZ to część stała a znaczki opisane pod polem Format to części zmienne.

W ramach części zmiennych może być znak # który odpowiada jednej cyfrze z numeracji np. ## oznacza maksymalnie numer 99 a ##### oznacza maksymalny numer 99999. Symbol roku może być dwu lub czterocyfrowy w zależności od ilości symboli dolara $$. Jeśli chcemy przełamywać numeracje w ramach miesięcy lub dni operujemy znakami @@ (miesiące) i/lub !! (symbol dni).

Dodatkowo możemy określić *, która odpowiada jednej literze (patrząc od prawej strony) z symbolu magazynu. Dla przykładu jeśli mamy symbole M1, M2, M3, M4 to wprowadzając w numeracji tylko jedną gwiazdkę np. WZ ####/*/$$$$ numer będzie wyglądał np. WZ 0001/1/2017 jeśli wystawimy go z magazynu o symbolu M1 lub WZ 0001/3/2017 jeśli bedzie to z magazynu M3. Jeśli chcemy mieć w numeracji pełny symbol magazynu stosujemy maskę WZ ####/**/$$$$ wtedy numery będą wyglądały kolejno WZ 0001/M1/2017 oraz WZ 0001/M3/2017.

Zastosowanie znaku ? pozwala wprowadzić wyróżnik kontrahenta w numeracji w celu łatwiejszej identyfikacji.

Kolejne pola to Ostatni numer w roku gdzie wprowadzamy dla jakiego roku chcemy ustalić numer a w polu Ostatni numer dokumentu podajemy konkretny numer jaki był wystawiony. Pozwala to automatycznie dla kolejnego numeru (przy numeracji automatycznej) zastosować numerację Ostatni + 1. Czyli patrząc na okno powyżej kolejny numer były to numer 3.

Uwaga

Jeśli użytkownik wystawia dużo dokumentów w danym okresie np. ponad 9999 dokumentów rocznie to maska musi być przynajmniej ##### w takiej postaci ponieważ w innym przypadku podczas wystawiania dokumentu pojawi się komunikat „Maska dokumentu jest zbyt mało pojemna” co oznacza, że zabrakło znaku autonumeracji i system nie jest w stanie obliczyć kolejnego numeru.

Numeracja per magazyn/kasa

Jeśli chcemy mieć numerację dla każdego magazynu inną należy na danej gałęzi nadrzędnej wybrać opcję Now ustawienia dla magazynu kasy. Zasadniczo konfiguracja nie różni się od tej opisanej powyżej z tą różnicą, że trzeba wskazać dla jakiego magazynu/kasy są to ustawienia.

Po wybraniu magazynu reszta odbywa się analogicznie. Operację trzeba powtórzyć dla każdego magazynu/kasy.