W związku z wprowadzonymi zmianami dotyczącymi przechowywania akt pracowniczych a konkretniej skrócenia okresu do 10 lat – od 1 stycznia 2019 r. będą obowiązywały nowe drugi ZUS RIA oraz ZUS OSW.

Zmiana dotycząca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej dotyczyć może zarówno pracowników jak i zleceniobiorców zarówno zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. jak i zatrudnionych przed tą datą. W przypadku zatrudnionych przed datą wejścia w życie warunek konieczny to złożenie właśnie nowych dokumentów.

Zmiana podyktowana jest nową ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem przechowywania dokumentów pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018 poz 357).

Skrócenie przechowywania dokumentacji z 50 lat do 10 nie będzie możliwe (niezależnie od złożenia dokumentów ZUS RIA oraz ZUS OSW) w przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.

Pracodawca powinien złożyć dokument ZUS OSW jeśli chce skrócić okres przechowywania akt – jest to oświadczenie deklarujące przekazywanie raportów informacyjnych ZUS RIA za wszystkich ubezpieczonych pracowników, zatrudnionych pomiędzy 01.01.1999 a 31.12.2018 r.

ZUS RIA z kolei to raport składany za każdego pracownika zatrudnionego w/w okresie. Zastępuje on obowiązek wystawiania przez jedną ze stron w formie papierowej dokumentów dołączanych do wniosków w sprawie przyznania świadczeń.